Der Kunde:

Die Vienna international School (VIS) ist die größte und bedeutendste Internationale
Schule in Österreich. Diese wurde im Zuge der Ansiedlung der UN-Teilorganisationen in Wien errichtet und stellt seit dem Jahr 1984 die bevorzugte Internationale Schule für die UN-Mitarbeiter dar.

An der Schule werden Schüler über 12 Schulstufen (Primary und Secondary) ausgebildet. Auch ein Kindergarten und eine Vorschule werden betrieben. Insgesamt sind an der Schule ca. 1400 Schüler eingeschrieben.

Die Schule ist als Non-Profit Unternehmen vereinsmäßig organisiert, der Umsatz beläuft sich auch ca. 36 Mio. Umsatz, es werden ca. 270 Mitarbeiter (Lehrer und Mitarbeiter der Administration) beschäftigt.

Das Projekt:

• Management Factory übernahm aufgrund des kurzfristigen Ausfalls der Business Managerin im Rahmen eines Interim Management Mandats die kaufmännische Leitung des Unternehmens und stellte für nahezu zwei komplette Schuljahre den Interim Business Manager. 
• Hauptaufgabe war dabei die gesamtkaufmännische Führung der Schule, mit direkter Verantwortung des Business Managers für die Abteilungen Finanz-/Rechnungswesen/Fakturierung, Procurement, Maintenance und Facility Management. Des Weiteren übernahm der Business Manager direkt bzw. indirekt das Projektmanagement für diverse Projekte sowie das Vertragsmanagement und fungierte bei Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen und behördlichen Angelegenheiten als verantwortlicher Manager.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Direktor & Board of Governors (BoG):  Der Business Manager stellte in allen kaufmännischen Fragen auch den primären Ansprechpartner für den Direktor als auch das BoG  dar.  Insbesondere die Erstellung und Einhaltung von ausgeglichenen Budgets in Verbindung mit den erforderlichen Investitionen in die Infrastruktur eines 40 Jahre alten Gebäudes stand dabei im Fokus der Zusammenarbeit mit dem BoG und dem Finance Committee des Boards.
• Neben den laufenden Projekten des Facility Managements wurden in Verantwortung des Business Managers auch ein ERP-Systems (BMD) und ein neues Payroll-System (SAGE DWP) implementiert, ein Order Tool mit Workflow-Funktionalität, und zuletzt die Implementierung einer neuen Registrier-/Zahlungsplattform für das  Sport- und Nachmittagsprogramm.