Robin Exman hat kürzlich eine Tätigkeit als Interim Head of Strategy & PMO bei Sodexo, einem der führenden Dienstleistungsunternehmen Schwedens mit über 4.000 Mitarbeiter:innen, beendet. Auf seinem Weg zum Interim Manager war er in strategischen und operativen Funktionen tätig, vor allem in der Lebensmittelindustrie, mit einem starken Fokus auf Strategie, Geschäftsentwicklung und komplexe Logistikströme. Wir haben mit ihm gesprochen, um seine besten Ratschläge für den Erfolg als Interim Manager zu erhalten und mehr über seinen Werdegang zu erfahren.

Als Unternehmensberater bei Deloitte sammelte Robin wertvolle Kenntnisse im Projektmanagement von strategischen Initiativen. Nach acht Jahren verspürte er jedoch das Bedürfnis nach einer breiteren Grundlage und einem tieferen Verständnis für die Herausforderungen der Kund:innen. Daher wechselte er zu Martin & Servers, Schwedens führendem Restaurantgroßhändler, wo er als Director of Business Development für den Strategieprozess der Gruppe verantwortlich war. Die Rolle umfasste die Erarbeitung von Business Plänen und Projekten für organisches und akquisitionsgetriebenes Wachstum.

Robins Wunsch nach mehr operativer Verantwortung führte 2020 in die Position des COO bei Galatea, einem der führenden Getränkehändler der nordischen Region mit Systembolag als größtem Kunden. “Es hat mich gereizt, mehr operative Verantwortung zu übernehmen und die Herausforderung innerhalb eines Unternehmens zu sehen. Ich war für verschiedene Unternehmen und Funktionen verantwortlich, darunter einen Lagerbertrieb mit Hunderten von Mitarbeiter:innen, Vertriebsgesellschaften in Finnland und Norwegen, von denen wir eine übernommen und die andere von Grund auf neu gestartet haben, und eine völlige neue E-Commerce-Lösung für unsere Restaurantkunden.”

Ein Untenehmen bei kritischen Themen zu unterstützen und Veränderungen voranrzutreiben, ist etwas, das zu Robin passt. Um in seiner Rolle flexibler zu seiner, entschied er sich für eine Karriere als Interim Manager. In Februar 2023, trat er seine Interimstätigkeit bei Sodexo an, Division Healthcare, Seniors & Education, wo sich seine Erfahrung im Lebensmittelsektor als wertvoll erwies, da Lebensmittel etwa 40 % des Umsatzes ausmachten. Sein Hintergrund in Business Developement und Strategie passten perfekt zu seiner Rolle als Interim Head of Strategy & PMO.

Was waren deine Aufgaben als Head of Strategy & PMO bei Sodexo?

“Ich war verantwortlich für die Strategie der Division Healthcare, Seniors & Education, die sich vor allem auf den öffentlichen Sektor konzentriert. Die Dienstleistungen umfassen Lebensmittel-, Reinigungs- und administrative Unterstützungsdienste für Krankenhäuser, Schulen und Pflegeheime sowie die damit verbundene Logistik. Es bestand auch die Notwendigkeit, eine Strategie für die gesamte Sodexo Schweden zusammen mit einem anderen Geschäftsbereich festzulegen, und ich war maßgeblich an der Vorbereitung und Durchführung der Strategiekonferenz für 120 Führungskräfte des schwedischen Geschäfts beteiligt.

Die Zusammenarbeit mit den Management-Team ist sehr gut verlaufen und die Strategie hat von den Eigentümern positives Feedback erhalten. Der entscheidende Aspekt ist nun, die Wirkung der eingeleiteten strategischen Initiativen schnell zu erkennen. Wir haben einen robusten Prozess etabliert, um sicherzustellen, dass unsere Ziele erreicht werden. Der Vorteil von Sodexo, einer sehr angenehmen Organisation übrigens, ist, dass sie eng mit den Kunden zusammenarbeiten, so dass Änderungen schnell und effizient umgesetzt und an die Kundenbedürfnisse angepasst werden können. Ich habe die Zusammenarbeit mit meinen Kollegen sehr genossen. Jetzt beginne ich in einer festen Position als Strategie- und Marketingdirektor für Sodexo AB, worauf ich mich sehr freue!”

Was sind die Vorteile von Interim Management, wenn Sie als Unternehmensleiter Problemen haben, die hier und jetzt gelöst werden müssen?

“Durch die Hinzuziehung eines Interim Managers erhält der Kunde eine erfahrene Führungspersönlichkeit mit einem guten Verständnis und Erfahrung in ähnlichen Problemen, die einschlägige Branchenexpertise einbringen kann, um schnell Lösungen für bestehende Herausforderungen zu finden. Der Vorteil, von außerhalb des Unternehmens zu kommen, besteht darin, dass Sie alte Wahrheiten nutzbringend hinterfragen und ein Katalysator für Veränderungen sein könne. Es stellt sicher , dass nachhaltige und langfristige Initiativen umgesetzt werden und das Wissen schlussendlich auch im Unternehmen bleibt, wenn Sie den Auftrag verlassen.

Für mich persönlich, bedeutet eine Karriere als Interim Manager, mich neuen Herausforderungen zu stellen und mich mit jedem Auftrag weiterzuentwickeln. Ich kann das tun, was mir Spaß macht, meine Erfahrungen einbringen und wirklich sehen, dass es für den Kunden und das Unternehmen einen Unterschied macht. Es ist auch von Vorteil, flexibel zu sein und meine Zeit einzuteilen. Ich bin Mitbegründer von TRT Solution AB, einem Unternehmen, das umfassende Lösungen für die Nachlassverwaltung nach dem Tod einer Person und für Umzugsdienstleistungen anbietet. Ich hatte immer wieder Zeit für die Arbeit mit TRT. Das Unternehmen ist in Mälardalen nördlich von Stockholm tätig und kümmert sich um alles, von Umzug und Reinigung über den Verkauf bis hin zum Recyling. Es ist schön, Menschen helfen zu können, die Trauer oder andere herausfordernde Situationen durchmachen.”

Was sind Ihre drei wichtigsten Ratschläge, um als Interim Manager erfolgreich zu sein?

1. Konzentrieren Sie sich auf das, was den größten Einfluss auf das Unternehmen haben wird, und stellen Sie sicher, dass die Fristen eingehalten werden.
2. Geben Sie Ihre Erkenntnisse und Erfahrungen aus früheren Arbeitsverhältnissen weiter und passen Sie sie an die Bedingungen des Unternehmens an.
3. Trauen Sie sich, das zu tun, was für das Unternehmen und die Organisation richtig ist, auch wenn Sie nicht alle Früchte ernten können.

Was sind Ihre besten Ratschläge für ein effektives Change Leadership?

1. Vergewissern Sie sich, dass jeder den Gesamtzweck der Veränderung versteht und weiß, was Sie erreichen wollen.
2. Kommunizieren Sie offen und ehrlich über die Veränderung und vermitteln Sie das Gefühl, wie es sein wird, wenn das Ziel erreicht ist. Berücksichtigen Sie bei der Kommunikation die Zielgruppe und halten Sie sich möglichst einfach und verständlich und für die gesamte Organisation einheitlich. Das spart Ihnen Zeit und schafft Klarheit.
3. Nehmen Sie sich Zeit für die Planung der Veränderung und für ihre Kommunikation, aber sobald sie kommuniziert ist, muss die Umsetzung schnell erfolgen. Die Organisation gedeiht nicht in einem Schwebezustand. Halten Sie den Zeitplan ein!
4. Trauen Sie sich, Veränderungen vorzunehmen, anstatt nur zu reden – handeln Sie!

Sie sind beruflich sehr eingespannt. Was tun Sie, um sich zu entspannen und neue Energie zu tanken?

“Ich bin gerade Vater einer kleinen Tochter geworden, also widme ich die meiste Zeit meiner Familie, aber als frischgebackener Vater bekommt man nicht viel Schlaf! Fußball ist ein wichtiges Interesse, ich habe früher selbst viel gespielt. Ansonsten ist ein schönes Abendessen in der Stadt immer etwas, das den Alltag bereichert.“